El proceso de aprobación de una Requisición de Compra varía según la empresa o entidad en la que se utilice. Por lo general, la Requisición de Compra debe ser revisada y aprobada por el departamento encargado de aprobar los gastos correspondientes, como el departamento de finanzas o el departamento de compras.
Una vez que la Requisición de Compra ha sido revisada y aprobada, se genera una Orden de Compra y se envía al proveedor correspondiente para formalizar la adquisición del bien o servicio solicitado. Es importante tener en cuenta que el proceso de aprobación puede tomar tiempo, por lo que es recomendable realizar la solicitud con la debida antelación para evitar retrasos en el proceso de adquisición.
Para poder solicitar la aprobación de una Requisición de Compra, es necesario que esté configurado un flujo de trabajo maestro para compras y que este esté asignado en la configuración del flujo de trabajo en compras como indica la siguiente imagen.
Una vez configurado el flujo de aprobaciones para compras, y grabada la requisición sobre compra, se hace clic en el vínculo “Solicitar Aprobación…”
El sistema confirmará que la moneda de la requisición coincida con el flujo configurado y que el monto esté dentro del rango permitido para ser o no una aprobación menor, mediana o mayor.
En el caso de este ejemplo, la aprobación mayor es a partir de los $150,000. por lo tanto no requerirán de las firmas especiales configuradas en le flujo de trabajo maestro.
<aside> 💡 El departamento es requerido cuando uno de los firmantes esta marcado como Gerente o Supervisor de departamento.
</aside>
Una vez solicitada la aprobación de la requisición de compra, se crea un documento de aprobación específico para esa requisición concreta.
Este documento es el responsable de solicitar las firmas a cada uno de los aprobadores conforme a su etapa.
Por lo pronto, el sistema no envía notificaciones.
Cada usuario involucrado en el proceso de aprobación deberá ingresar al módulo de Mis Aprobaciones para aceptar o rechazar la solicitud de aprobación.
En este ejemplo, el usuario josue tuvo que hacer login en la aplicación para acceder al módulo.