El Flujo de Trabajo Maestro define la estructura para las aprobaciones necesarias de un documento determinado. El flujo de aprobación es una plantilla que se compone de etapas, las cuales a su vez se componen de tareas o una lista de firmantes para la aprobación de la etapa del flujo de trabajo.
El Flujo de Trabajo Maestro es una herramienta útil para garantizar que los documentos sean revisados y aprobados antes de ser publicados o implementados. El flujo de aprobación se divide en etapas, y en cada una de ellas se establecen los firmantes o aprobadores que deben aprobarla antes de pasar a la siguiente etapa. Además, las tareas pueden ser de diferentes tipos, como aprobaciones concretas o dinámicas, dependiendo de las configuraciones del flujo de trabajo.
En este sentido, las etapas representan los pasos que se deben seguir en el proceso de aprobación de un documento, mientras que las tareas son las acciones que deben llevar a cabo los firmantes o aprobadores en cada una de las etapas.
Cada Flujo de Trabajo Maestro tiene un código único para diferenciarlo de otros, una indicación del tipo de documento aplicable y una descripción que detalla sus características. Las etapas se numeran para indicar el orden en que deben aprobarse, y cada una tiene una descripción que facilita su comprensión.
Por otro lado, las tareas se dividen en tres tipos: APROBACIÓN, GERENTE_DE_DEPARTAMENTO y SUPERVISOR_DE_DEPARTAMENTO. Las tareas de APROBACIÓN requieren que se especifique un aprobador concreto en la plantilla, mientras que las tareas de GERENTE_DE_DEPARTAMENTO y SUPERVISOR_DE_DEPARTAMENTO se determinan dinámicamente en función de la configuración del catálogo de aprobadores de la empresa.
Es importante mencionar que, en ocasiones, una tarea o firma puede considerarse mediana o mayor. En este caso, se activará solo cuando su aprobación sea considerada mediana o mayor mayor respectivamente, como en el caso de la configuración de compras, donde se alcanza un monto mínimo especificado para tratarse como aprobación mediana y otro para aprobación mayor.
| Descripción | |
|---|---|
| Código | Código único para diferenciar un Flujo de Trabajo Maestro de otro. |
| Aplica A | Indica el tipo de documento aplicable, del cual se puede solicitar aprobación. |
| Descripción | Nota descriptiva de las características de este Flujo de Trabajo Maestro. |
Un flujo de trabajo puede aprobarse en etapas, para realizar una acción. Por ejemplo en la configuración de compras una primera etapa pueden ser las firmas para poner la orden de compra y una segunda etapa puede ser la confirmación del recibo, y lo facturado como se indica en la imagen.
| Descripción | |
|---|---|
| Etapa | Es un número que indica el orden en que debe ser aprobadas las etapas. Por ejemplo, no se activará la etapa 2 hasta que la etapa 1 sea aprobada. |
| Nombre | Descripción de la etapa. |
Es el conjunto de firmantes o aprobadores que deben firmar para que la etapa se considere aprobada.
| Descripción | |
|---|---|
| Nivel | Indica el orden de en que deben aprobarse las tareas. Por ejemplo, no se activará la tarea/firma 2 hasta que la tarea 1 sea aprobada. |
| Etapa | Indica la etapa a la que pertenece esta tarea. |
| Nombre | Nota descriptiva de la tarea. |
| Tipo | APROBACIÓN, GERENTE_DE_DEPARTAMENTO, SUPERVISOR_DE_DEPARTAMENTO. |
| Aprobador | Indica el nombre del Aprobador o firmante quien debe aprobar esta tarea. |
| Este campo únicamente es requerido cuando el Tipo de tarea es APROBACIÓN, de lo contrario, el aprobador será determinado dinámicamente considerando el departamento del documento y la configuración del aprobador dependiendo si está marcado como gerente o supervisor del departamento. | |
| Aprobación Mayor | Indica que está tarea o firma solo se activará cuando una aprobación de considere mayor. |
| En el caso de la configuración de compras puede considerarse mayor si alcanza el monto mínimo especificado para tratarse como aprobación mayor. |
| Descripción | |
|---|---|
| APROBACIÓN | Requiere de un Aprobador concreto especificado en esta plantilla. |
| GERENTE_DE_DEPARTAMENTO | Indica que el Aprobador se determinará dinámicamente de acuerdo a la configuración del Aprobador del catálogo de Aprobadores de la empresa. El aprobador debe indicar el mismo departamento del documenta en aprobación y debe estar marcado con la opción Es Gerente. |
| SUPERVISOR_DE_DEPARTAMENTO | Indica que el Aprobador se determinará dinámicamente de acuerdo a la configuración del Aprobador del catálogo de Aprobadores de la empresa. El aprobador debe indicar el mismo departamento del documenta en aprobación y debe estar marcado con la opción Es Supervisor. |