Esta guía describe los pasos necesarios para implementar un flujo de trabajo de aprobación de compras, incluyendo la creación de usuarios y aprobadores, la definición del flujo de trabajo maestro, la configuración de compras y la asignación a proveedores, la configuración del asistente para el envío del informe diario, y la creación de requisiciones de compra y solicitudes de aprobación.

1. Crear los usuarios y aprobadores

A Nivel Corporativo

  1. Iniciar sesión a nivel corporativo con un usuario que tenga este privilegio y la administración de la seguridad.
  2. Crear una cuenta a nivel corporativo por cada aprobador y asignarle el rol AUTENTIFICA.
  3. Asignar cada nuevo usuario a la empresa en el Panel de Control.

A Nivel Local

  1. Iniciar sesión en la empresa con un usuario que tenga privilegio para la administración de la seguridad local.
  2. Crear un rol para los aprobadores.
+FlujosDeTrabajoEscritura.aceptar*
+FlujosDeTrabajoEscritura.limpiar*
+FlujosDeTrabajoEscritura.rechazar*
+FlujosDeTrabajoLectura*.*
  1. A cada usuario aprobador asignar el nuevo rol de APROBADOR e INICIAR_SESION. Puede agregar otros roles locales dependientes de las tareas específicas que desempeñe el usuario.
  2. Crear un aprobador para cada usuario. En el aprobador puede elegir si se le enviará notificación por cada solicitud de aprobación y si se le enviará un informe diario sobre las solicitudes pendientes de su aprobación. El envío de notificaciones se envía mediante el asistente y este deberá configurarse de manera general.

2. Crear el Flujo de Trabajo (Maestro)

Se debe definir las etapas y las tareas o firmantes que van a participar en el proceso de las aprobaciones de las compras para generar el Flujo de Trabajo Maestro. Para el caso de las requisiciones de compra, puede crear dos etapas, la primera para la aprobación de la orden de compra y la segunda para el “Three Way Match”, es decir para la aprobación del pago.

3. Crear la Configuración de Compras y Asignarla a los Proveedores.

  1. Se debe crear al menos una configuración del flujo de trabajo en compras para asignar las etapas de aprobación y definir los montos que representan una aprobación mediana y una mayor. Puede crear tantas configuraciones distintas de aprobaciones como se requiera en su empresa. Recuerde que puede asignar una misma configuración a varios proveedores/acreedores.
  2. En la configuración de pagos de los proveedores puede asignar la configuración de aprobación de compras que le corresponda a cada proveedor o acreedor. Esta asignación es opcional, si no asigna una configuración a un proveedor, este estará libre para generar ordenes de compra sin requisición, pagos sin ordenes de compra, etc. Ene este paso, ya se debió haber creado los proveedores y acreedores necesarios.

4. Configurar el Asistente para el Envío del Informe Diario

El envío del informe diario se define en la Configuración del Asistente en la sección de Flujo de Trabajo. Debe activar el informe diario para que se le envíe un correo a los aprobadores que tienen la opción del informe diario activada.

<aside> 💡 Si desactiva la opción del informe diario en el asistente, no se enviará correo a los aprobador aunque tengan marcada la opción para recibir el informe diario.

</aside>