El listado de incidencias es una buena forma de visualizar las incidencias de una nómina concreta filtrando por Periodo y Tipo de Nómina o las incidencias de un Empleado en un Periodo de Nómina.

El listado de incidencias muestra una serie de campos adicionales relacionados con el empleado, la misma incidencia para poder utilizar esta información en otros informes ó declaraciones exportándola a Excel.

Campo Descripción del Campo
Empleado Identificación única del empleado.
Nombre Nombre completo del empleado.
NSS Número de Seguro Social del empleado.
Semana Número de semana del día de la incidencia en el periodo, si el periodo es semanal, este número siempre será 1. Si el periodo de pago es mayor al semanal, se podrá mostrar el 2 indicando la segunda semana del periodo y así sucesivamente.
Día Número de Día de la semana empezando desde 1 y continuando hasta el número de días del periodo.
Fecha Fecha específica del registro de incidencia.
Desc. Descripción breve de la incidencia.
Incidencia Código o identificador de la incidencia registrada.
Descripción Explicación detallada de la incidencia.
Valor Valor cuantitativo asociado a la incidencia.
Unidad Unidad de medida del valor registrado.
Tiempo Tiempo asociado con la incidencia en formato de días, horas y minutos para evitar los posibles decimales del Valor. Por ejemplo: 2h 15m equivalente a 2.25 horas.
Horario Horario de trabajo aplicable al empleado.
Calendario Indica si la incidencia aplica a días laborales.
Subcontratista Identificador del subcontratista si aplica.
-DL Valor de Días Laborales disminuidos
-HO Valor de Horas ordinarias trabajadas disminuidas.
-7D Valor del Horas de séptimo día disminuido.
+HE Valor de Horas extras realizadas.
+DV Valor de Días de vacaciones tomados.
Error Indicador de errores encontrados en el registro.

Posibles errores detectados en la tabla de incidencias.

Mensaje de error Significado
Incidencia por DIAS, debe tener valor 1 -
Valor (%s) debe ser menor o igual a %s hr del horario cuando la incidencia descuenta Horas Ordinarias (-HO) Previene que no descuente más horas en un día que las trabajadas y evita que las horas ordinarias queden negativas.
Incidencia por HORAS no puede ser por días Calendario Este es un error de la incidencia que se está usando.
Día de descanso debe tener cero horas en el horario Indica una contradicción entre el horario y el periodo. El horario indica horas normales el día que el periodo indica que es día de descanso.
Día de no-descanso debe tener horas mayor que cero en el horario Indica una contradicción entre el horario y el periodo. El horario indica cero horas el día que el periodo indica que no es día de descanso.

Importación de Incidencias

Para optimizar la revisión de incidencias de nómina, se puede emplear un proceso donde los usuarios primero carguen y ajusten las incidencias en un archivo CSV (o Excel), aprovechando sus herramientas de edición y filtrado. Posteriormente, se carga este archivo en el sistema para una validación preliminar que verifica la conformidad con los estándares del software de nóminas.

Finalmente, tras una última comprobación automática dentro del sistema, se procede con la importación definitiva de los datos ajustados, asegurando así la precisión al validando que la fecha efectiva se encuentre dentro del rango de fechas del periodo, la existencia del código de los empleados, el código de la incidencia y el valor de la incidencia.

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<aside> 💡 Se recomienda la importación masiva de incidencias antes de crear los cheques de la nómina o la nómina misma, así el sistema puede ahorrar tiempo al evitar la recreación de cada cheque para que considere las incidencias.

</aside>

Las ventajas de revisar y ajustar las incidencias de nómina en Excel antes de su importación al sistema incluyen:

  1. Familiaridad: Los usuarios emplean una herramienta conocida y accesible como Excel, lo cual facilita la manipulación de los datos.
  2. Flexibilidad: Excel permite una edición fácil y rápida, con funciones avanzadas para filtrar y buscar información específica.
  3. Precisión mejorada: La revisión manual en Excel reduce el riesgo de errores antes de la carga en el sistema.
  4. Eficiencia en el proceso: Al resolver inconsistencias antes de la importación, se agiliza el procesamiento final en el sistema de nóminas.
  5. Validación automática: El sistema realiza una validación preliminar después de la carga de Excel, asegurando que los datos cumplan con los requisitos específicos antes de la importación definitiva.

Ejemplo de Importación de incidencias

Primero tenemos que crear el archivo en CSV (Valores Separados por Coma). Con las cuatro columnas separadas por coma.

Campo Descripción
Código del Empleado Código del empleado idéntico a como aparece en el Catálogo de Empleados.
Fecha Efectivo La fecha del día que aplicará la incidencia, puede ser en formatom puede estar en uno de los siguientes formatos: "yyyy-MM-dd", "d/M/yyyy", "d/M/yy”
Código de la Incidencia Código de la incidencia tal como aparece en el catálogo de incidencias.
Valor de la Incidencia Valor de la incidencia de acuerdo a la unidad de la incidencia (DIAS, HORAS).

El archivo se puede editar en Excel y exportarse a CSV, pero siempre es buena idea abrirlo en un editor de texto para