Con el fin de mantener sincronizado el inventario con las existencias dentro de almacén, los documentos en almacén se manejan mediante un estado:

• ASIGNADO: Se usa en el picking para indicar que la orden ya ha sido asignada, pero que aún no inicia el proceso de surtido.
• EN_PROCESO: Indica que el documento está en proceso de elaboración aún está recibiendo cambios. Con el fin de bloquear internamente el uso del mismo producto en almacén, se genera el movimiento en el KARDEX de Almacén y se pone en estado EN_PROCESO. Es decir, La modificación de almacén se ejecutó afectando el almacén, pero sin repercuciones en las existencias para fines del inventario.
• ACEPTADO: Indica que el almacenista terminó de elaborar el documento y está aceptando que los cambios sean permanentes para contabilización. En este estado, el documento se protege y no permite cambios a menos que sea reabierto por el Jefe de Almacén o el personal autorizado. El KARDEX permanece en estado EN_PROCESO.
• CONTABILIZADO: Una vez revisado y aprobado el documento ACEPTADO, se debe generar el Documento Contable correspondiente para reflejar los cambios en el inventario y la contabilidad. En este punto, el KARDEX pasa a estado FIRME.

Estatus del Kardex

El Kardex puede tener dos estados:

• PROCESO: Un movimento de Kardex con estado en proceso:
  • Aún permite modificaciones al documento que generó el kardex.
  • El cambio se entiende como un movimiento interno.
  • No tiene asignado un documento contable.
• FIRME: El movimiento del kardex con estado firme:
  • Está sincronizado con el kardex del inventario.
  • Tanto el documento del almacén que generó el kardex como el documento contable generado están protegidos contra modificaciones en la cantidad, fecha, productos y sus atributos en el inventario.