Un proceso de aprobación de órdenes de compra es fundamental para garantizar que las compras de una empresa se realicen de manera eficiente y se ajusten a los presupuestos establecidos. Además, este proceso ayuda a prevenir fraudes y malversaciones de fondos.

La aprobación de órdenes de compra implica que, antes de realizar una compra, se debe obtener la aprobación de uno o varios niveles jerárquicos dentro de la organización. Este proceso ayuda a asegurar que la compra es necesaria y que se cuenta con los recursos para pagar por ella.

Al implementar un proceso de aprobación de órdenes de compra, las empresas pueden controlar mejor sus gastos y evitar compras innecesarias o extravagantes. Además, este proceso puede ayudar a detectar patrones de gastos y a identificar oportunidades para mejorar la eficiencia y reducir costos.

En resumen, un proceso de aprobación de órdenes de compra es esencial para garantizar la transparencia y la responsabilidad en las compras de una empresa. Esto ayudará a asegurar que los recursos se utilicen de manera efectiva y que se logren los objetivos de la organización.

Configuración

De acuerdo a la configuración de los flujos de compra, una orden de compra puede requerir una requisición de compra aprobada.

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En esta imagen se muestra que la orden de compra requiere una requisición APROBADA. y que la orden de compra, para fines del recibo y del pago, se considera aprobada cuando la etapa “Orden de Compra” es aprobada por todos los firmantes.

Razones para que el sistema no permita poner una orden de compra

Una orden de compra debe cumplir con los pre-requisitos de acuerdo del campo Requiere Requisición de su configuración.

Requiere Requisición APROBADA

  1. Se intenta poner una orden de compra sin una requisición.
  2. Se intenta poner una orden de compra con requisición, pero esta aún no ha sido aprobada, se encuentra en proceso de aprobación.
  3. Se intenta poner una orden de compra con requisición, pero esta ha sido rechazada y le etapa indicada para la orden de compra.
  4. Se intenta poner una orden de compra con requisición, pero no se le ha solicitado su aprobación.

Requiere Requisición REQUERIDA

  1. Se intenta poner una orden de compra sin una requisición.

Requiere Requisición NO_REQUERIDA

Este parámetro no presenta ningún obstáculo para poner una orden de compra.

Poner una orden de compra con aprobación